¿Cuánto cuesta organizar una carrera?
Es lo más importante y lo que mucha gente se pregunta, pero claro, depende mucho del tipo de carrera en función del deporte; si es running o ciclismo, del número de corredores, la distancia a recorrer, etc. Todos estos datos hacen que el costo y el beneficio varíen drásticamente.
A continuación vamos a poner un ejemplo de una carrera de 1.000 a 3.000 corredores, de 10 a 15 km, que son las carreras más habituales. De esta forma nos podremos hacer una idea de cuánto cuesta organizar una carrera de manera aproximada.
Gastos fijos
· Seguro de responsabilidad civil del evento: 250€
· Seguro accidente corredores: 570€
· Licencias, jueces y trámites legales: 500€
· Marketing, publicidad y cartelería: 1.600€
· Ambulancias: 220€
· Plataforma de inscripciones: 400€
· Seguridad y organización: 350€
· Vallado: 850€
· Generador: 300€
· Lavabos: 630€
· Speaker: 125€
· Audio: 400€
· Logística: 2.000€
· Crono meta: 265€
· Fotógrafo: 100€
· Alquiler zona podio: 300€
· Vídeo: 100€
· Trofeos: 300€
Los gastos fijos nos darían aproximadamente un total de 10.435€. A estos habrá que añadirle además los gastos variables en función del número de corredores que participen en la carrera.
Gastos variables
· Avituallamiento (agua): 0,4€/persona
· Camiseta y bolsa: 5€/persona
· Medalla: 2,50€/persona
En esta carrera que hemos cogido como ejemplo; de entre 1.000 y 3.000 corredores, vamos a hacer un cálculo con un promedio de participantes de 2.000, para hacernos una idea de los costos variables que tendríamos para organizar una carrera:
· Avituallamiento (agua): 800€
· Camiseta y bolsa: 10.000€
· Medalla: 5.000€
Los gastos variables totales ascenderían aproximadamente a 15.800€.
Ingresos
No todo van a ser gastos, debemos tener en cuenta que organizar una carrera también nos va a generar ingresos, ya que estamos prestando un espacio y un servicio a un volumen considerable de personas. Aunque los ingresos son menos que los gastos, es cierto que a veces organizar una carrera nos va a traer beneficios, y más si el objetivo de la carrera es ayudar a alguna fundación por una buena causa.
Seguimos con el caso que estábamos analizando de una carrera de entre 1.500 a 3.000 corredores. Los ingresos aproximados serían:
· Patrocinadores: 1.000€
· Inscripciones corredores: 15€/persona: 30.000€
Los ingresos totales serían de 31.000€.
Permisos necesarios para organizar una carrera
Una vez tengamos recopilados todos los gastos e ingresos, deberemos dirigirnos al Ayuntamiento de la localidad donde vayamos a organizar la carrera para pedir los permisos necesarios. Recordemos que sin estos permisos no se podrá organizar y ninguno de los cálculos anteriores habrá merecido la pena.
Para pedir estos permisos deberemos presentar una memoria que recoja todos los datos de la carrera:
· La fecha.
· Plano del circuito de la carrera.
· Horarios de las fases (montaje, carrera, entrega de premios, desmontaje, etc.)
· Seguro de responsabilidad civil.
· Responsables, voluntarios, corredores, etc.
· Señalización de la carrera.
· Plan de emergencias.
· Anexos con información adicional.
Una vez les facilitemos estos datos, el Ayuntamiento debería darnos los permisos necesarios para organizar la carrera. En función del tamaño de la localidad y del volumen de la carrera los plazos podrían variar significativamente.
Aspectos importantes a tener en cuenta en la organización de una carrera
Además de los costes e ingresos, o de los propios permisos que debemos tener para poder organizar una carrera, hay que tener en cuenta otros aspectos para que la actividad que queremos organizar se pueda llevar a cabo de la mejor forma:
Marketing y publicidad para carreras de running
Si queremos que nuestra carrera llegue al mayor número de personas posible, es decir, que se viralice y el público general sepa de la celebración de nuestro evento, debemos focalizar muchos esfuerzos en promocionar nuestra carrera por redes sociales e internet, a través de clubes y asociaciones del sector que nos puedan dar visibilidad.
También, incluso, si nos llega el presupuesto, intentar publicitarnos por canales de televisión. Para ello habrá que invertir mucho tiempo y recursos en definir unas adecuadas estrategias y acciones.
Hay que tener en cuenta también que, para que nuestra carrera destaque es importante quedar en la memoria de la gente, tanto antes como después de la celebración de la misma.
Otros factores
Debemos intentar que nuestra carrera se celebre en una fecha y horario en el que la mayoría de las personas puedan asistir, como un fin de semana, o en una festividad señalada para que llame más la atención, e intentar también que nuestra carrera no coincida con otra parecida o de mayor tamaño. Y si queremos que la gente recuerde nuestra carrera y quiera volver a repetir, es importante introducir algún elemento distintivo que llame la atención y nos haga diferentes del resto, que quede en la memoria de los corredores.
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